על אילו מסמכים ניתן לחתום עם חותמת דיגיטלית

חתימה דיגיטלית היא חתימה שנועדה להחליף את החתימה הרגילה בכתב יד. מדובר על חתימה ייחודית לחותם והיא איננה ניתנת לזיוף או העברה. חתימה דיגיטלית על מסמכים נועדה בכדי להבטיח את המקוריות של המסמך והימצאותה מאשרת שלא בוצעו שינויים במסמך מהרגע שהוא נוצר. בשנת 2001 נחקק חוק המסמכים הממוחשבים והוא התיר להשתמש בחתימה זאת גם למשלוח מסמכים ממוחשבים לצרכי מס.

מהי חותמת דיגיטלית?

חותמת דיגיטלית היא למעשה קובץ מוצפן אשר מצרפים למסמך שאותו רוצים לחתום דיגיטלית. החתימה מאפשרת לכל מי רוצה ומצויד בכלים המתאימים לוודא שהתוכן של המסמך נשאר ללא שינוי מרגע החתימה שלו. בנוסף לכך, החתימה מאפשרת לזהות את החותם של המסמך. חותמת דיגיטלית למעשה מהווה כלי הצפנה שקוף שאותו מוסיפים למסמכים. מאות אלפי עצמאיים ובעלי עסקים משתמשים מדי יום ביומו בחתימה דיגיטלית מאושרת: בין אם מדובר על יועצי מס, עורכי דין, רופאים, מטפלים, בעלי חברות, עובדי מדינה ועוסקים מורשים או פטורים. מסמכים רבים נשלחין ללקוחות וספקים שאת רובם אין צורך לפגוש על מנת לספק את המוצר או השירות. חלק מאותם הלקוחות יכולים להיות גם לקוחות מחו"ל. אין ספק כי השינוי הדיגיטלי המתרחש כיום בעולם מחייב את השינויים הנדרשים גם בעולם העסקי. כאשר מסמכים רבים נשלחים דרך מייל והמגמה הירוקה בולטת ודומיננטית, אין ספק שזה היה רק עניין של זמן עד שהצורך להדפיס מסמך בכדי שיחתמו עליו חותמות רלוונטיות באופן פיזי, יעלם לחלוטין.

חוק חתימה דיגיטלית

בשנת 2001 חוקקה כנסת ישראל את חוק החתימה האלקטרונית. בהתאם לחוק זה בעולם הדיגיטלי המתקדם והמתפתח שאנו חיים בו, רצוי לעגן את האפשרויות הטכנולוגיות השונות לחתימה על מסמכים בחקיקה. החתימה על מסמך נועדה בכדי להשיג כמה מטרות שאותן יש להבטיח גם כאשר החתימה מתבצעת באמצעים אלקטרוניים. מטרה אחת היא מתן ביטוי לכוונה של החותם ולגמירות דעתו וזאת על ידי גילוי אובייקטיבי לכך שהוא אכן התכוון לחתום על המסמך ולאשר את התוכן שלו ומטרה נוספת היא לזהות את החותם עצמו על ידי שיוך חתימה מסוימת לאדם מסוים.

לפי חוקי מדינת ישראל, כדי שכל מסמך דיגיטלי באשר הוא ייחשב כמסמך עליו להיות חתום דיגיטלית. אם הוא לא חתום לא יהיה ניתן להתייחס אליו כמסמך חוקי ולשלוח אותו במייל ועל כן, כדי לאפשר את שליחת המסמך למייל יש לחתום אותו בחותמת דיגיטלית. חתומת דיגיטלית נועדה להחליף את החתימה הרגילה בכתב יד.

איך עובדת חתימה דיגיטלית?

כאמור כיום ניתן למצוא לא מעט מסמכים שניתן לחתום עליהם בחותמת דיגיטלית. חתימה דיגיטלית היא כאמור מפתח אלקטרוני מוצפן אשר מוטבע בתוך מסמך החשבונית או כל מסמך חשבונאי אחר. החתימה המדוברת שקופה והדרך היחידה לראות אותה היא באמצעות כלים מתאימים. אם תפתחו מסמך שנחתם דיגיטלית תוכלו לראות את הפרטים שלכם, יוצרי המסמך, את תאריך יצירת המסמך ואת פרטי החתימה שמוודאים שהמסמך לא שונה מאז שהוא נוצר. במידה ומישהו מצליח לערוך את החתימה היא תוסר מיד עם השינוי ולא תופיע יותר על המסמך ולא יהיה ניתן לשחזר אותה. ניתן לראות בחלק מהעיצובים של החשבוניות הדיגיטליות אייקון של חתימה דיגיטלית שעליו רשום: "נחתם דיגיטלית" או גרסה דומה על אף שאין דרישה בחוק להציג את האייקון המדובר.